Հինգ խորհուրդ առցանց գործիքների միջոցով կապակցված աշխատանքային թիմեր կազմավորելու համար

Յուրաքանչյուրն, ով փորձել է ղեկավարել աշխարհագրորեն ցրված աշխատանքային թիմ, գիտի՝ որքան բարդ կարող է լինել կապի միջոցները բաց, իսկ ջանքերը՝ լավ համակարգված պահելը: Ժամային գոտու տարբերությունները դանդաղեցնում են հաղորդակցությունը, հաղորդակցության ոճերի տարբերությունները, թյուրըմբռնումների պատճառ են դառնում, և դժվար է լինում պլանավորել գործողությունները: Ավելին՝ հեշտ չէ ապահովել, որպեսզի բոլորին հասանելի լինեն ամենավերջին թարմացումները, նախագծի մասին տեղեկությունն ու հաճախորդների պահանջների համաձայն կատարվելիք փոփոխությունները:

Չափազանց շատ ընկերություններ դեռ հույս են դնում հեռախոսազանգերի, էլեկտրոնային նամակների և թանկարժեք արտագնա հանդիպումների վրա՝ թիմի համագործակցությունը ղեկավարելու և նախագծերը աշխատանքային գրաֆիկի համաձայն իրականացնելու համար: Դա այնքան էլ նպատակահարմար չէ, քանի որ ժամանակակից տեխնոլոգիաները կարող են օգնել կառուցելու կապակցված աշխատանքային թիմ ու շատ ավելի հեշտացնելու հեռակա համագործակցությունը:

Ահա հինգ խորհուրդ՝ ինչպես օգտագործել առցանց համագործակցության գործիքները կապակցված աշխատանքային թիմեր կառուցելու նպատակով.

• Պահպանե՛ք աշխատանքի մեկ տարբերակ

Ծրագրի կառավարման մեջ մարտահրավերներից շատերը առաջանում են նրանից, որ թիմի որոշ անդամներ չեն ունենում փաստաթղթերի՝ աշխատանքային առաջադրանքի, ծրագրի կարգավիճակի հաշվետվությունների կամ այլ տեխնիկական փաստաթղթերի ամենանոր տարբերակները: Երբ թիմի անդամները չունեն ամենաթարմ տեղեկությունը, հավանական է, որ նրանք ժամանակ կծախսեն ծրագրին առնչվող այնպիսի գործողությունների վրա, որոնք այլևս անհրաժեշտ չեն կամ արդեն կատարվել են:

Ժամանակակից գործիքների օգնությամբ կարող եք պահպանել ծրագրին առնչվող կարևոր փաստաթղթերի վերջին տարբերակները, կառավարել այն մարդկանց ցուցակը, որոնք կարող են փոփոխություն մտցնել փաստաթղթերում, ինչպես նաև կարող եք հետևել այդ փոփոխություններին: Երբ այս գործիքները արդյունավետ են օգտագործվում, երբեք հարց չի առաջանում՝ ում մոտ է ամենանոր տարբերակը: Փաստաթղթերը կենտրոնացված կարգով պահպանելը նաև օգնում է դրանք հեշտորեն հասանելի դարձնել թիմի յուրաքանչյուր անդամին:

• Արդյունավետ պլանավորե՛ք ժամանակը

Արդյունավետություն ապահովելու համար ծրագրի կառավարման բոլոր թիմերը պետք է հանդիպումներ անցկացնեն: Որքան ավելի մեծ է թիմը, այնքան ավելի դժվար կարող է լինել բոլորի համար հարմար ժամանակ գտնելը: Այն ընկերությունները, որոնք էլեկտրոնային փոստ են օգտագործում աշխատանքային գրաֆիկները կառավարելու համար, սովորաբար մի շարք էլեկտրոնային նամակներ կուղարկեն՝ խնդրելով, որպեսզի յուրաքանչյուրն իրեն հարմար ժամանակ նշի: Հանդիպումների ղեկավարն է պատասխանատու այդ նամակներով զբաղվելու և ժամ ընտրելու համար: Սա խիստ կերպով անարդյունավետ գործընթաց է, և մինչև բոլորը կպատասխանեն խնդրանքին, հնարավոր է, որ շատ գրաֆիկներ փոխված լինեն: Նորից սկսում է պլանավորման գործընթացը կամ հանդիպումը սկսում է առանց թիմի կարևոր անդամների ներկայության:

Հանդիպումների պլանավորման արդյունավետությունը բարձրացնելու նպատակով Դուք կարող եք օգտվել նաև առցանց օրացույցներից: Օրացույցների համատեղ օգտագործումը հանդիպման համակարգողին կօգնի պլանավորել հանդիպումներն այնպես, որ նրանք, ում մասնակցությունը պարտադիր է, կարողանան ներկա գտնվել:

• Անցկացրե՛ք արդյունավետ առցանց հանդիպումներ

Հանդիպումները կարելի է ավելի արդյունավետ դարձնել` կիրառելով գործիքներ, ինչպիսիք են Microsoft Skype for Business-ը կամ Webex-ը, որոնք թիմին թույլ են տալիս համատեղ օգտվել նախագծի կարգավիճակի հետ կապված փաստաթղթերից և պրեզենտացիաներից:

Պրեզենտացիաների առցանց ներկայացումն օգնում է քննարկման մեջ ներգրավել թիմի անդամներին և երաշխավորում է, որ թիմի յուրաքանչյուր անդամ կենտրոնանա ընթացիկ հարցերի վրա, ոչ թե արագ առաջ անցնի:

• Բարձրացրե՛ք հասանելիությունը

Երբ թիմի մի անդամին անհրաժեշտ է կապ հաստատել մեկ այլ անդամի հետ նախագծի մանրամասները ճշտելու համար, ընդունված միջոցը էլեկտրոնային փոստն ու տեքստային հաղորդագրություններն են: Սակայն էլեկտրոնային փոստն ու տեքստային հաղորդագրությունները կարող են անտեսվել, իսկ հեռախոսազանգերը կարող են վերածվել միմյանց հետ կապ հաստատելու ապարդյուն երկար խաղի: Ակնթարթային նամակագրությունից օգտվողները կարող են թիմի անդամներին օգնել միմյանց հետ արագ կապ հաստատել և խուսափել երկար էլեկտրոնային նամակներից, հեռախոսակապ հաստատելու ապարդյուն փորձերից և անժամանակ ընդհատումներից: Այս գործիքների միջոցով կարող եք տեսնել` թիմի անդամներից ովքեր են առցանց և հասանելի: «Մեկ րոպե ժամանակ ունե՞ս». այս պարզ հարցը կարող է մեկ ակնթարթում թիմի անդամներին միավորել և կանխել աշխատանքի անհարկի ընդհատումները:

• Ապահովե՛ք նախագծի 360 աստիճան կառավարում

Նախագծերի կառավարման առցանց գործիքները կարող են օգնել կառավարել նույնիսկ ամենաբարդ նախագծերի առաջընթացը: Առավել պարզ և ամենօրյա թիմային աշխատանքի համար գոյություն ունեն պարզ, հեշտությամբ կիրառելի լուծումներ, որոնք կարող են օգնել երաշխավորել, որ նախագծի կարգավիճակը և հաճախորդների պահանջները տեսանելի լինեն բոլորին:

Նախագծային թիմերն այսօր շատ ավելի շատ գործիքներ ունեն իրենց գործիքակազմում` լավ կապակցված թիմ ստեղծելու և նախագծերն ըստ ժամանակացույցի իրագործելու համար:

Կայք՝ www.microsoft.com/hy-am/about
Էլ. Հասցե՝ arminfo@microsoft.com
Հեռ.՝ 010 51-44-89